Étape un : décrire le besoin précisément
Nommez la gamme de produits et le type au sein de celle-ci, la quantité envisagée et le marché sur lequel vous vendez. Pour les humidificateurs, nommez la gamme — domestique ou air — car les deux sont distinctes et aucune ne couvre l'autre. Nommez l'usage : l'espace, la scène, la tâche ou l'installation, selon la gamme. Une demande qui nomme le type et l'usage recevra une réponse précise ; une demande qui ne nomme qu'un mot de produit recevra une réponse générale.
Incluez les quatre confirmations sous forme de questions, non d'hypothèses : la quantité minimale de commande pour votre commande, le délai de livraison avec sa signification, la spécification du type exact, et les certificats applicables à votre marché, nommément, avec les documents joints. Les questions posées dès la première demande sont des conditions ; les questions posées après paiement sont des requêtes.
Étape deux : juger la réponse à ses documents
Jugez la réponse à ce qu'elle réponde aux quatre confirmations, et à ce que les certificats arrivent sous forme de documents, et non seulement de noms. Une réponse qui répond aux quatre, avec les documents joints, est une réponse sur laquelle la commande peut avancer. Une réponse qui n'en traite aucune, ou qui répond par des assurances générales, est une réponse qui exige des questions de suivi avant tout paiement.
Comparez la spécification de la réponse au type que vous avez nommé. Si la spécification décrit un autre type, dites-le, et demandez le bon. Si les conditions de quantité ou le délai de livraison ne conviennent pas à votre commande, dites-le, et demandez ce qui conviendrait. La demande est une négociation, pas une formalité, et son but est d'atteindre des conditions comprises des deux côtés.
Étape trois : confirmer, puis payer
Confirmez les conditions par écrit : le type, la quantité, le délai de livraison, la spécification et les certificats, le tout dans un seul document ou une seule réponse confirmée. Payez ensuite, et conservez les pièces — la demande, la réponse, la spécification et les certificats — pendant toute la durée de vie du produit. Lorsqu'un lot ultérieur diffère du premier, les pièces sont ce qui prouve ce qui a été convenu.
Ne payez pas sur une assurance générale, une promesse verbale ou une réponse laissant l'une des quatre confirmations sans réponse. Le paiement avant confirmation transforme une question en litige, et un litige après paiement est plus difficile à résoudre qu'une question avant celui-ci.
Avant paiement, confirmez la quantité minimale de commande et le délai de livraison pour votre commande. Certificats disponibles sur demande.