Quantidade e prazo de entrega
Confirme a quantidade mínima de pedido para o seu pedido, e se ela difere por linha ou por tipo dentro da linha. Confirme se a quantidade é por tipo, por pedido ou por embarque, porque os três significados geram três pedidos diferentes. Confirme o que acontece se a quantidade mudar após o pedido: se o preço, o prazo de entrega ou ambos mudam, para que uma mudança posterior seja uma variação, não uma disputa.
Confirme o prazo de entrega, com seu significado: se ele conta a partir do pedido, do pagamento ou do início da produção. Confirme o que acontece se ele atrasar: se o fornecedor notifica, qual é a solução e se o pedido pode ser alterado. Um prazo de entrega sem significado não é um compromisso, e um prazo de entrega sem solução não é uma proteção.
Especificação e certificados
Confirme a especificação do tipo exato: o documento que descreve o que você receberá, para que a mercadoria possa ser conferida com base nele na chegada. Verifique a especificação em relação ao tipo que você indicou: se ela descreve um tipo diferente, diga isso e peça a correta. Uma especificação que não corresponde à consulta não é uma especificação para o seu pedido, qualquer que seja sua qualidade.
Confirme os certificados que se aplicam ao seu mercado, pelo nome, com documentos anexados. Um certificado para um mercado não cobre necessariamente outro, e um certificado para um tipo não cobre necessariamente outro tipo. Guarde os documentos com a papelada do pedido, por toda a vida útil do produto. Certificados disponíveis sob solicitação; a consulta é onde você indica seu mercado e os solicita.
Documentação e pedidos de teste
Confirme as condições por escrito, em um único documento ou uma única resposta confirmada, antes do pagamento: o tipo, a quantidade, o prazo de entrega, a especificação e os certificados. Guarde a consulta, a resposta, a especificação e os certificados juntos, por pedido, não por fornecedor, porque as condições mudam entre pedidos e um arquivo que mistura pedidos não comprova nada sobre nenhum deles isoladamente.
Considere um pedido de teste: uma pequena quantidade pedida antes da quantidade por atacado, para testar o produto e o fornecedor juntos. Um teste responde a perguntas que nenhuma ficha de especificação responde: se o produto corresponde à ficha, se a embalagem resiste ao transporte e se o fornecedor se comunica com clareza quando algo dá errado. Um teste custa um pouco de tempo e economiza o pedido inteiro.
Antes do pagamento, confirme a quantidade mínima de pedido e o prazo de entrega para o seu pedido. Certificados disponíveis sob solicitação.