Etapa um: descreva a necessidade com precisão
Nomeie a linha de produtos e o tipo dentro dela, a quantidade que tem em mente e o mercado em que vende. Para umidificadores, nomeie a linha — doméstico ou de ar — porque as duas são separadas e nenhuma cobre a outra. Nomeie o uso: o espaço, a cena, a tarefa ou a instalação, dependendo da linha. Uma consulta que nomeia o tipo e o uso receberá uma resposta específica; uma consulta que nomeia apenas uma palavra de produto receberá uma resposta genérica.
Inclua as quatro confirmações como perguntas, não como suposições: a quantidade mínima de pedido para o seu pedido, o prazo de entrega com o seu significado, a especificação para o tipo exato e os certificados que se aplicam ao seu mercado, por nome, com documentos anexados. Perguntas feitas na primeira consulta são termos; perguntas feitas após o pagamento são pedidos.
Etapa dois: julgue a resposta pelos seus documentos
Julgue a resposta por ela responder às quatro confirmações e por os certificados chegarem como documentos, não apenas como nomes. Uma resposta que responde a todas as quatro, com documentos anexados, é uma resposta com a qual o pedido pode prosseguir. Uma resposta que não responde a nenhuma delas, ou que responde com garantias genéricas, é uma resposta que precisa de perguntas de acompanhamento antes de qualquer pagamento.
Compare a especificação na resposta com o tipo que você nomeou. Se a especificação descreve um tipo diferente, diga isso e peça o correto. Se os termos de quantidade ou o prazo de entrega não se adequam ao seu pedido, diga isso e pergunte o que se adequaria. A consulta é uma negociação, não uma formalidade, e seu propósito é chegar a termos que ambos os lados entendam.
Etapa três: confirme e depois pague
Confirme os termos por escrito: o tipo, a quantidade, o prazo de entrega, a especificação e os certificados, tudo em um único documento ou uma resposta confirmada. Depois pague e guarde a documentação — a consulta, a resposta, a especificação e os certificados — por toda a vida útil do produto. Quando um lote posterior diferir do primeiro, a documentação é o que prova o que foi acordado.
Não pague com base em uma garantia genérica, uma promessa verbal ou uma resposta que deixe qualquer uma das quatro confirmações sem resposta. O pagamento antes da confirmação transforma uma pergunta em disputa, e uma disputa após o pagamento é mais difícil de resolver do que uma pergunta antes dele.
Antes do pagamento, confirme a quantidade mínima de pedido e o prazo de entrega para o seu pedido. Certificados disponíveis sob solicitação.